Yrityksen kasvu edellyttää jatkuvaa uusiutumista


Yrittäjyys on tänä päivänä kasvava ilmiö, kun työmarkkinat kiristyvät ja jos omaa toivetyötä ei löydy, on monelle paras vaihtoehto perustaa oma yritys. Myös työmarkkinoiden rakenne on muuttunut ja monet perinteiset teollisuuden tai maatalouden alat ovat hävinneet ja puolestaan palveluala on viime vuosina kasvanut.

 

Asiaan vaikuttaa myös se tekijä, että monet palvelut sekä ennen kaikkea suoramyynti ovat muutamassa vuodessa siirtyneet digitaaliseen muotoon eli tuotteet tilataan ja ostetaan internetin välityksellä. Miten sitten käy yrittäjille näin nopeasti muuttuvassa yhteiskunnassa? Heidän on ennen kaikkea osattava olla valpas seuraamaan kyseisiä muutoksia ja sopeutumaan sekä muuttumaan niiden tahdissa.

 

Hyvin suunniteltu on puolivalmis

 

Oman yrityksen voi perustaa kuka hyvänsä melko helposti, mutta mikä sitten on menestyvän yhtiön salaisuus? Kuten aina, onnistumiseen tarvitaan monta tekijää, mutta niistä ensimmäinen on varmasti tässä tapauksessa hyvin tehty suunnittelu ennen yrityksen perustamista. Seuraavaksi esittelemme muutamia seikkoja, jotka on hyvä ottaa huomioon suunnitteluvaiheessa:

 

  • Minkä alan yritys on kyseessä? Mitä osaamista minulla on, mitä mahdollisesti puuttuu? Intohimo ja motivaatio tekemiseen ovat hyviä starttimoottoreita!
  • Kun oikea konsepti yritykselle on löytynyt, on aika kartoittaa kyseisen tuotteen kysyntä ja tarve markkinoilla. Onko samantapaisia yrityksiä jo olemassa juuri omalla kotiseudullani? Kuka tai ketkä ovat tärkein kohderyhmäni?
  • Liiketoimintasuunnitelma ja numeroiden laskeminen ovat tärkeä vaihe onnistuneelle projektille! Mitkä ovat tavoitetulot, kattavako ne menot, jääkö palkkaa? Muista laskea sopiva marginaali, jotta yrityksesi pyörittäminen löisi leiville.
  • Valitse sopiva yhtiömuoto. Vaihtoehtoja on useita – osakeyhtiö on ehkä yksi yleisimmistä muodoista. Pienempää yritystä voi toisaalta harjoittaa myös yksityishenkilönä eli toiminimiyrittäjänä.

Markkinointi tärkeä tekijä yrityksen kasvulle

 

Harva tuote tai palvelu myy itse itseään, joten yrityksen menestyksen seuraava salaisuus on ehdottomasti hyvä markkinointi, jolla tavoittaa ja vakuuttaa halutun kohderyhmän. Tänä päivänä digitaalinen markkinointi on ehdoton ykkönen, sen välityksellä tavoittaa suurimman yleisön.

 

Esimerkiksi erilaisten internetissä jaettavien kilpailujen tai mielipidekyselyjen välityksellä asiakkaat markkinoivat tuotetta eteenpäin. Oikealla markkinoinnilla voi yrityksen saada kasvamaan ja kukoistamaan, huomioitavia seikkoja ovat muun muassa seuraavat asiat:

 

  • Markkinointikanavia ja -keinoja on myös ajan mittaan uudistettava, jotta asiakaskunta pysyisi ennallaan ja kasvaisi.
  • Kanta-asiakkaisiin on hyvä luoda pysyvä suhde kuuntelemalla heidän mielipidettään, samoin tuotteita on yritettävä kehittää käyttäjien tarpeiden mukaisesti.
  • Asiakkaissa tulee herättää ostohalukkuus, tuo siis tuote tai palvelu esille oikealla tavalla.
  • Erota tuote muista kilpailevista tuotteista ja luo vahva brändi, jolla erottua.

Kehittyminen ja uudistuminen edellytyksiä yrityksen jatkuvuudelle

 

Yrityksen menestyminen ja kasvaminen vaativat paljon työtä ja paneutumista, mutta oikeilla otteilla siinä onnistuu varmasti. Kun yhtiö on jo vakiintunut ja asiakaskanta on luotu, on oikea hetki kasvattaa sitä eteenpäin. Tämän hetken kiristyneillä markkinoilla on koko ajan oltava valppaana uusille ideoille ja tarpeille, sillä uskollisetkin kanta-asiakkaat katoavat muutoin helposti kilpailijoiden apajille.

 

Innovoiminen onkin tästä syystä yksi keskeisistä konsepteista kasvua tavoitteleville yrityksille. Nopeasti muuttuvien tarpeiden vuoksi on osattava olla kekseliäs – avuksi siihen voi ottaa erilaisia analyysejä, kuten kysyntä-, kilpailu- ja yritysanalyysit, joista saa osviittaa, mihin suuntaan yritystä tulisi kehittää. Myös erilaiset kurssit ja alan nettisivustot ovat hyödyllisiä tiedonlähteitä kasvua ja kehitystä tavoitteleville yrityksille.

Yrityksen strategia-analyysi

Jokaisella yrityksellä pitää olla strategia, joka kertoo yhtiön identiteetin ja ydinosaamisen. Sen avulla varmistetaan myös asemointi ja kilpailuetu markkinoilla. Ydinosaamisen hyödyt saadaan irti vain silloin, kun sitä jaetaan muille. Yritysmaailmassa sitä voidaan käyttää osaamistietokantojen kanssa tuottamaan uusia tuotteita markkinoille.

 

Yritysmaailma ja sitä ympäröivät tekijät muuttuvat jatkuvasti. Menestyvä yhtiö huomaa ja reagoi heti muutoksiin – tällöin puhutaan nopeasta toiminnasta. Strategia-analyysi auttaa ymmärtämään yrityksen strategisen aseman. Sen avulla ympäristössä tapahtuneet muutokset kirjataan ja analysoidaan, miten niillä on vaikutusta firman myöhempään kehitykseen ja toimintaan. Oikealla tutkimuksella voidaan valita sopiva strategia.

 

Strategia-analyysi on yksi osa johtamisen elementtejä, mutta prosessina se on jatkuva ja syklinen. Välillä pysähdytään analysoimaan ja miettimään strategioita, kun taas toisinaan operoidaan eli toimitaan suurien suuntaviivojen mukaisesti. Operoinnilla saadaan kokemusta uuden analyysin pohjalle.

 

Strategia-analyysin osa-alueet

 

Strategia-analyysiprosessi jaetaan kolmeen alueeseen. Ensimmäinen osa-alue sisältää sisäisen ja ulkoisen toimintaympäristön määrityksen, toinen käytettävissä olevien resurssien kartoituksen ja kolmantena eri sidosryhmien odotuksien sekä tavoitteiden selvityksen.

 

Strategia-analyysin teossa voidaan käyttää apuvälineinä SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) -analyysitaulukkoa ja strategiakarttaa. Jälkimmäistä käytetään strategian logiikan avaamiseen ja visualisoimiseen. Johtamisessa strategiakartan avulla yrityksen taktiikkaa voidaan esittää neljästä suunnasta – taloudellisesta, asiakkaiden, sisäisten prosessien ja oppimisen ja kasvun näkökulmasta.

 

  • Ympäristö

 

Yritystoiminnassa yhtiö joutuu vuorovaikutukseen kaupallisen, taloudellisen, poliittisen, teknologisen, kulttuurisen ja sosiaalisen ympäristön kanssa. Nämä miljööt muuttuvat jatkuvasti ja firma joutuu nämä muutokset kohtaamaan. Niiden aiheuttamien vaikutuksien ymmärtäminen on erittäin tärkeää strategisen suunnitelman muodostamiseksi.

 

Ympäristön analysoinnissa voi käyttää SWOT -analyysitaulukkoa, jossa muutokset jaetaan eri laatikkoihin. Ne ovat nimeltään vahvuudet, mahdollisuudet, uhat ja heikkoudet. Ympäristön vaikutukset merkitään uhkina ja heikkouksina.

 

  • Resurssit

 

Yrityksen resurssit muodostuvat sisäisistä vaikutuksista, joita voidaan käyttää yritystoiminnassa. Sisäisiä voimavaroja voidaan kartoittaa organisaatioanalyyseillä ja sisäisillä analyyseillä.

 

  • Sidosryhmien odotukset ja tavoitteet

 

Ilman sidosryhmiä eli niitä tahoja, joiden kanssa yritys on tekemisissä, mikään yhtiö ei voisi toimia. Sidosryhmiä on yrityksen sisällä ja ulkopuolella. Sisäisiä ryhmiä ovat esimerkiksi johtajat, omistajat ja työntekijät. Ulkoisia sidosryhmiä ovat taas muun muassa asiakkaat, kilpailijat, yhteistyökumppanit, viranomaiset ja ympäristö.

 

Ryhmien odotukset ja tavoitteet muodostavat yrityksen kulttuurin. Sidosryhmien vallasta riippuen niiden vaikutus toimintaan vaihtelee. Mitä suurempi vaikutus on, sitä suurempi osa sen tulee olla strategia-analyysia.

 

Sidosryhmien tilannetta voi kartoittaa markkina-analyysilla ja toimiala-analyysilla. Ensiksi mainitulla arvioidaan alan trendejä, ympäristön heikkoja signaaleja, kilpailijoita ja yleensä toimialan kehitystä. Markkinoita katsoessa täytyy myös tutkia asiakkaiden ostovoimaa.

 

Toimiala-analyysissa arvioidaan alan muita yrityksiä, jotka tarjoavat vastaavia tuotteita ja palveluita jaetulle asiakaskunnalle, hankkivat tuotannossa käytettävät resurssit samalta toimittajaryhmältä, saavat rahoituksensa samalta rahoittajaryhmältä ja pitävät käsissään alan tiedon ja taidon. Yksityiskohtaisempia analyyseja ovat tavarantoimittaja-analyysi, kilpailija-analyysi, laaja ympäristöanalyysi ja voimavara-analyysi.

 

Markkinoita, kohderyhmiä ja toimialaa varten yrityksellä on oltava markkina-, kohderyhmä- ja toimialastrategia. Niiden avulla määritetään asema ja tavoitteet jokaisella osa-alueella.

 

Strategia-analyysin jälkeen tehdään lopullinen valitseminen ja toimeenpano

 

Strategia-analyysin päättymisen jälkeen siirrytään sopivan vaihtoehdon valitsemiseen. Valinta voidaan tehdä esimerkiksi yrityksen konsernitasolla, toimialatasolla tai erityisen toimintakokonaisuuden suhteen. Päätöstä ennen analyysin tekijöiden ja kokoajien täytyy tunnistaa eri strategiset vaihtoehdot ja arvioida ne huolella. Analyysivaiheessa tehdyn kokonaiskuvan perusteella tilanteesta tehdään lopullinen strateginen valinta.

 

Strategian toimeenpano on pääosin muutosjohtamista. Siinä määritellään, miten taktiikka muutetaan toimiksi. Toteuttamista ennen täytyy läpikäydä huolellinen suunnittelu, jonka aikana määritetään yrityksen resurssien asianmukainen keskittäminen, mahdollisten organisaatiomuutosten käsittely ja käytetään tehokasta muutosjohtamista. Toteuttaminen voidaan toteuttaa useassa vaiheessa.

Organisaatiosuunnittelussa piilee avain tulevaisuuteen

Organisaatio tai struktuuri on yrityksen, järjestön tai yhteiskunnan rakenne, sillä viitataan siihen miten kyseisen yrityksen eri osat liittyvät toisiinsa, ja vaikuttavat toisiinsa. Samoin yrityksen rakenne vaikuttaa keskeisesti sen toimintaan siten, että muuttamalla rakennetta, muutetaan myös yrityksen toimintaa.

Organisaatio koostuu ennen kaikkea imisistä, usein työntekijöistä, jäsenistä tai vapaaehtoisista toimitsijoista, oleellista on siis myös kaikkien kyseisten henkilöiden tehtävä organisaation sisällä. Yhteenvetona voi siis sanoa että “organisaatio” konseptina on hyvin abstrakti käsite. Jotta sen ymmärtäisi helpommin, voitaisiin ajatella että “perhe” on myös eräänlainen organisaatio, jossa jokaisella jäsenellä on oma osansa ja roolinsa, ja jokainen panoksellaan vaikuttaa perheen hyvinvointiin kokonaisuutena.

Organisointikyky ihmisen luonteelle ominaista

Organisaatioita ja organisoitumista tarvitaan, sillä sen avulla asioita laitetaan järjestykseen ja täten systemaattisesti päästään etenemään kohti jotain tiettyä tavoitetta. Tällainen organisoituminen kuuluukin ihmisen perusluonteeseen; asiat halutaan nähdä tietyssä järjestyksessä ja niille asetetaan tietty tarkoitus.

Organisoituminen tavallaan automaattista, tiettyyn pisteeseen asti, sillä jotta organisaatio kuten yritys saavuttaisi haluamansa tavoitteet, on hyvin tehty organisaatiosuunnittelu ehdoton edellytys. Organisaatio koostuu ihmisistä, ja heitä yhdistävistä tavoitteista, joten jokaisen näiden osatekijän roolit on tehtävä selväksi, jotta organisaatio voidaan rakentaa oikealla tavalla. Erilaisia organisaatiomuotoja on esimerkiksi:

  • Funktionaalinen organisaatio, jossa henkilökunta tai jäsenet jaetaan ryhmiin tehtäviensä tai vastuualueidensa mukaan. Esimerkiksi yrityksessä voi olla tuotanto-osasto, markkinointi osasto, henkilöhallinto, jne.
  • Projektiorganisaatio, jossa henkilökunta on järjestetty projektien mukaan. Eri projektit voi olla toisistaan riippumattomia, joissa on jokaisessa oma projektipäällikkönsä.
  • Matriisiorganisaatiossa yhdistyy funktionaalisen ja projektiorganisaation piirteet, siis projektipäälliköt vastaavat projektien toteutuksesta kun taas funktionaaliset päälliköt vastaavat resursseista ja niiden jakautumisesta.

Organisaatiomuoto riippuu siis kustakin yrityksestä tai järjestöstä ja sen asettamista tavoitteista. Yritystä perustettaessa on pohdittava tarkalleen mikä on organisaatiomme tarkoitus? Mikä organisaatiomuoto sopii kyseisiin tarkoituksiin? Näistä seikoista tulee riippumaan miten hyvin organisaation toiminta tulee onnistumaan. Jotta tehtävä ei olisi liian hankala, voi vastauksensa jakaa edelleen systemaattisesti osiin. Esimerkiksi voi jo suunnitteluvaiheessa hahmottaa toisaalta organisaation sisäiset tekijät ja toisaalta siihen vaikuttavat ulkoiset tekijät.

Organisaation sisäiset tekijät:

  • Ihmiset organisaation sisällä ovat yksi sen tärkeimmistä resursseista. Yrityksen tulee kartoittaa henkilöstön määrä, ja jokaisen vastuutehtävät ja kenelle he ovat vastuussa. Liikeyrityksissä on useimmiten jonkunlainen pyramidi hierarkia, kun taas järjestöissä saattaa vastuu olla jaettu kaikkien osakkaiden kesken.
  • Taloushallinta tai toiminnan budjetti määrää pitkälti organisaation suunnittelua, ja sitä millaisilla mittakaavoilla toimitaan.
  • Vahvuudet ja heikot puolet tulee kartoittaa; millainen osaaminen meillä on, pärjäämmekö kilpailijoille? Miten heikkoja kohtia voidaan korjata? Tarvitsemmeko koulutusta tai muuta ulkopuolista vahvistusta organisaatiomme toimintaa parantaaksemme.
  • Materiaaliset tekijät kuten toimitilat tai irtonaiset inventaariot tulee kartoittaa.

Organisaation ulkoiset tekijät:

  • Vallitseva talousjärjestelmä ja sen aiheuttamat edellytykset kuten muun muassa lainsäädäntö, luvat, verot, jne.
  • Ympäristön määräämät edellytykset kuten esimerkiksi markkinoiden asettama tarve tietynlaiseen yrittäjyyteen.

Organisaatiosuunnittelu yrityksissä ja järjestöissä on alituiseen ajankohtainen tehtävä; ympäristön olosuhteet muuttuvat koko ajan, myös ihmisten tarpeet ja odotukset muokkautuvat niiden mukaisesti, joten organisaatioiden on tehtävä alituista suunnittelu- ja muokkaustyötä jotta ne vastaisivat kyseisiä tarpeita ja odotuksia. Organisaatioiden on jopa osattava arvioida tulevaisuuden edellytykset jo tänään.

Toimiva organisaatio voi hyvin, tuloksia syntyy tehokkaasti ja vaaditulla laatutasolla. Työntekijät eivät kuluta aikaansa purnaamiseen eikä henkilökunnan vaihtuvuus ole liian suurta. Johtajat ovat avainasemassa hyvän ja tehokkaan organisaatiomallin luomisessa ja työilmapiirin pitämisestä positiivisena, mutta yhtälailla jokaisen työntekijän asenteella on merkitystä.